A digitalizált világban az e-mail még mindig a szakmai kommunikáció alapelve. A Gmail, a Yahoo vagy néhány más ingyenes e-mail szolgáltatás jól működhet személyes használatra, de egy vállalkozásnak gyakran személyre szabottabb megoldásokra van szüksége a nagyobb professzionalizmus, megbízhatóság és biztonság érdekében. Itt jön a képbe az e-mail hosting.
Az e-mail hosting nagy értéket képviselhet egy vállalat számára, mivel a dedikált e-mail hosting szolgáltatásba való befektetés számos olyan előnyt biztosíthat, amelyek jelentősen hozzájárulhatnak egy vállalkozás sikeréhez és növekedéséhez. Íme, miért kell az email hostingnak minden szervezet számára, függetlenül annak méretétől, nem lehetetlen.
A digitalizált világban az e-mail még mindig a szakmai kommunikáció alapelve.
Tartalomjegyzék
1. Szakmaiság és márkaépítés
Az e-mail hosting egyik legközvetlenebb előnye az egyéni domain használata. Többé nem egy olyan kapcsolattal fog e-mailezni, mint „johndoe@gmail.com”, hanem mostantól „johndoe@yourbusiness.com”. Ez az apró finomítás minden egyes kapcsolatfelvételnél tekintélyesebbé és az üzleti azonosítással egybecsengőbbé teszi a márkáját. Az ügyfelek és a partnerek nagy valószínűséggel megbíznak és elkötelezik magukat az olyan cégek mellett, amelyeknek professzionálisnak tűnő e-mail kapcsolataik vannak.
2. Javított biztonság
Az ilyen vállalkozások természetesen nagy hangsúlyt fektetnek a biztonsággal kapcsolatos kérdésekre; az ingyenes e-mail szolgáltatások nem feltétlenül ígérnek elegendő biztonságot a bizalmas kommunikációhoz. A legtöbb e-mail tárhelyszolgáltatás fejlett biztonsági intézkedéseket tartalmaz, például titkosított e-mail átvitelt, spamszűrést és rosszindulatú programok elleni védelmet. Emellett más e-mail tárhelyszolgáltatások többfaktoros hitelesítést is kínálnak, hogy csak az arra jogosultak érhessék el a postafiókot. Ezek a védelmi rétegek megakadályozzák az adatszivárgást, és biztonságban tartják a bizalmas információkat.
3. Javított megbízhatóság
A vállalatok egyáltalán nem fogják elviselni a leállásokat, amikor az e-mail átmenetileg megszakadhat az ügyfelekkel, alkalmazottakkal vagy beszállítókkal való kommunikációban. Egyrészt az e-mail hosting szolgáltatók általában SLA-kat kínálnak, amelyek legalább 99,9%-os rendelkezésre állási időt ígérnek, sőt, gyakorlatilag mindenki által szinte mindig technikai támogatást nyújtanak. Ezért vállalkozása a lehető leggördülékenyebb kapcsolatot tarthatja fenn, minimalizálva a megszakítások miatti esetleges bevételkiesést.
4. Több tárolási kapacitás
Az e-mail tárhelyével általában sokkal nagyobb tárhelyet kap, mint a teljesen ingyenes e-mailekkel. Ez nagyon fontos az olyan vállalkozások számára, amelyeknek sok információ tárolására van szükségük szerződések, ajánlatok és akár kommunikációs szálak formájában. Nem kell a tárhely kifogyásával vagy az e-mailek állandó törlésével bajlódnia, mert elegendő hely áll rendelkezésére ahhoz, hogy a létfontosságú információkat addig tárolja, amíg szükséges.
5. Együttműködési eszközök és rugalmasság
Az e-mail hosting gyakran olyan együttműködési eszközöket is tartalmaz, mint a megosztott naptárak, feladatkezelés és kapcsolattartási könyvtárak, hogy a csapatok hatékonyabban tudjanak dolgozni. E kiegészítések közül sok az e-mail felületen keresztül érhető el, ahol a távoli vagy több helyszínen működő, elosztott csapatok hatékonyan dolgozhatnak. Az álnevek és listák is könnyen konfigurálhatók, hogy nagyobb fegyelmet teremtsenek a kollégákkal és más hatóságokkal való kommunikációban.
6. Skálázhatóság
Sőt, az e-mail hosting szolgáltatások elég jól skálázhatóak ahhoz, hogy a kis kezdő vállalkozásoktól a növekvő vállalkozásokig alkalmazkodjanak. Vállalatának növekedésétől függően hozzáadhatja vagy növelheti a fiókok vagy a tárhelyek számát anélkül, hogy feltétlenül új szolgáltatóra lenne szüksége. Ez a skálázhatóság különösen nagyon fontos a vállalkozások számára, különösen azok számára, amelyek növekedésre számítanak, de nem szeretnék, hogy a platformjukat minden egyes alkalommal megváltoztassák, amikor egy alkalmazottat felvesznek, vagy extra szolgáltatásokra van szükség.
7. Ellenőrzés és testreszabás
Az ingyenes szolgáltatásokkal ellentétben, amelyek jellemzően mindent vagy semmit, az e-mail tárhelyek esetében a vállalkozásoknak nagyobb kontrolljuk van a fiókjaik felett. Egyéni szűrők és szabályok hozhatók létre, automatikus válaszok állíthatók be, és még sok minden más. Az informatikai rendszergazdák még a felhasználók jogosultságait is ellenőrizhetik, így a megfelelő emberek hozzáférhetnek a megfelelő eszközhöz. Ez a rugalmasság lehetővé teszi, hogy a vállalat kommunikációs infrastruktúráját a munkafolyamatoknak megfelelően finomhangolja.
8. Zökkenőmentes integráció más üzleti eszközökkel
Számos e-mail tárhelyszolgáltatás integrációt biztosít más alapvető üzleti eszközökkel az ügyfélkapcsolat-kezelés, a projektmenedzsment és a felhőalapú tárolás terén. A kommunikáció és az adatok központosítása könnyen és közvetlenül racionalizálhatja a munkafolyamatokat. Mivel időt takarít meg, és növeli az egész hatékonyságot, ez megkímél a tologatástól. Ehelyett az alkalmazottak végül egy egységes rendszerrel rendelkezhetnek, amely megkönnyíti a mindennapi feladataik kezelését.
